👋 Sekretariat/Empfang

Zeughaus ist eine international ausgezeichnete Designagentur in Feldkirch, Österreich. Wir arbeiten in den beiden Bereichen Branding und digitales Design (UX/UI-Design). Wir arbeiten mit internationalen Startups ebenso zusammen wie mit etablierten, regionalen Unternehmen. Unser Team ist groß genug für coole Aufträge und kompakt genug für eine persönliche Beziehung und direkte Kommunikation.

Zeughaus neues Büro Kreuzgasse 7: der Empfang © Patricia Keckeis

Zeughaus neues Büro Kreuzgasse 7: Portal © Patricia Keckeis

Zeughaus neues Büro Kreuzgasse 7: Arbeitsräume © Patricia Keckeis

Zeughaus neues Büro Kreuzgasse 7: Dachstuhl aus dem 15. Jahrhundert © Patricia Keckeis

Deine Fähigkeiten

Intro

Mit unserem Wachstum seit unserer Gründung 2010 stieg auch die administrative Komplexität. Es gibt zwei Aufgabenbereich für dich: Erstens die Entlastung der Geschäftsführer (Florian, Klaus und Oliver) in der Projektabwicklung und täglichen Koordination von Terminen und zweitens als Front Office und somit Stimme und Gesicht von Zeughaus am Empfang unserer Agentur.

Wir sind auf der Suche nach einer souveränen, zuverlässigen, kultivierten, aufgestellten und kommunikativen Person mit kaufmännischer Ausbildung und guten Referenzen, idealerweise in der Agentur- oder Designbranche.

Eckdaten

Anstellung 40-80%
Arbeitsort: Zeughaus Design, Feldkirch (keine Hybrid/Remote-Position)
Berufserfahrung im Bereich Administration/Assistenz, vorzugsweise in der Agentur- oder Designbranche

Aufgaben

Organisation von unternehmensrelevanten Angelegenheiten aller Art (Banken, Versicherungen, etc.)
Organisation des Büroalltags (Telefon/Front Office, Post, Bestellungen, Einkäufe etc.)
Anpassen von Verträgen, Organisieren von Personalangelegenheiten
Vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit dem Steuerbüro
Rechnungseingang, Kontoführung und administrative Aufgaben für Firma und Geschäftsführer
Rechnungen schreiben, Angebote erstellen (in Rücksprache mit Projektmanagern und Geschäftsführung)
Koordinieren von internen Projekten und Kundenaufträgen – insbesondere Lieferantenausschreibungen, Workshopvorbereitungen, Projektdokumentation

Tools/Programme

Für Office-Aufgaben haben wir anstelle des gebräuchlichen MS Office Paketes Google Workspace (E-Mail, Kalender, Tabellen. Dokumente, Dateiablage, Präsentationen) im Einsatz. Für unsere Buchhaltung und Zeiterfassung verwenden wir die browserbasierte Agentursoftware MOCO intensiv und täglich. Unsere Projekte managen wir Asana. Wir nutzen außerdem eine Reihe von weiteren, ausschließlich webbasierten Werkzeugen. Du solltest dich also mit browserbasierten Tools auskennen und dich damit wohlfühlen.

Sprache

Bis auf wenige Ausnahmen sind unsere Auftraggeber deutschsprachig. Als primäre Ansprechperson für eingehende Korrespondenz solltest du also sehr gut bis ausgezeichnet (Hoch-) Deutsch sprechen und schreiben können. Solides Englisch ist in der Kommunikationsbranche alleine schon aufgrund der zahlreichen englischsprachigen Tools notwendig.

Facts

Soft Facts

Wir pflegen einen herzlichen Umgang und sind rücksichtsvoll. Unsere Hierarchien sind flach und unser Umgang ist auch unter hoher Arbeitslast von Respekt und Hilfsbereitschaft geprägt. In unserem Team macht jede und jeder seinen Job, so gut er/sie kann. Wir sind offen und pflegen eine transparente Zusammenarbeit mit unseren Auftraggebern. Gute Gestaltungsqualität steht an erster Stelle. Wir arbeiten gewinnorientiert, aber nicht gewinnmaximiert. Wir geben unser Bestes und sind überzeugt, dass gute Gestaltung unser Leben in jedem Bereich verbessern kann.

Hard Facts

Zeughaus ist eine der größten und erfolgreichsten Agenturen im Land
Überdurchschnittliche Bezahlung entsprechend deiner Qualifikation
Modernste Hard- und Software
Ein ergonomischer Arbeitsplatz mit Tageslicht in der Feldkircher Innenstadt (Fußgängerzone)
Frei verfügbares, kostenlos nutzbares und geteiltes Elektroauto
Eine hart geforderte Espressomaschine
Ein Team international(er) ausgezeichneter Designer:innen
Flexibles und faires Arbeitszeitenmodell (Gleitzeitmodell)

Timing

So bald wie möglich. Ja, wir haben es eilig.

„Bei Zeughaus bist du nicht nur angestellt, sondern Teil der Zeughaus-Familie. Dein Arbeitsbereich ist breit gefächert und gestaltet sich jeden Tag spannend und abwechslungsreich. Mal gemeinsam, mal alleine. Alle mit dem gleichen Ziel: das Beste aus jedem Projekt zu holen.“