👋 Sekretariat/Empfang

Zeughaus ist eine international ausgezeichnete Designagentur in Feldkirch, Österreich. Wir arbeiten in den beiden Bereichen Branding und digitales Design (UX/UI-Design). Wir arbeiten mit internationalen Startups ebenso zusammen wie mit etablierten, regionalen Unternehmen. Unser Team ist groß genug fĂŒr coole AuftrĂ€ge und kompakt genug fĂŒr eine persönliche Beziehung und direkte Kommunikation.

Zeughaus neues BĂŒro Kreuzgasse 7: der Empfang © Patricia Keckeis
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Zeughaus neues BĂŒro Kreuzgasse 7: Portal © Patricia Keckeis
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Zeughaus neues BĂŒro Kreuzgasse 7: ArbeitsrĂ€ume © Patricia Keckeis
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Zeughaus neues BĂŒro Kreuzgasse 7: Dachstuhl aus dem 15. Jahrhundert © Patricia Keckeis
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Deine FĂ€higkeiten

Intro

Mit unserem Wachstum seit unserer GrĂŒndung 2010 stieg auch die administrative KomplexitĂ€t. Es gibt zwei Aufgabenbereich fĂŒr dich: Erstens die Entlastung der GeschĂ€ftsfĂŒhrer (Florian, Klaus und Oliver) in der Projektabwicklung und tĂ€glichen Koordination von Terminen und zweitens als Front Office und somit Stimme und Gesicht von Zeughaus am Empfang unserer Agentur.

Wir sind auf der Suche nach einer souverÀnen, zuverlÀssigen, kultivierten, aufgestellten und kommunikativen Person mit kaufmÀnnischer Ausbildung und guten Referenzen, idealerweise in der Agentur- oder Designbranche.

Eckdaten

  • Anstellung 40-80%

  • Arbeitsort: Zeughaus Design, Feldkirch (keine Hybrid/Remote-Position)

  • Berufserfahrung im Bereich Administration/Assistenz, vorzugsweise in der Agentur- oder Designbranche

Aufgaben

  • Organisation von unternehmensrelevanten Angelegenheiten aller Art (Banken, Versicherungen, etc.)

  • Organisation des BĂŒroalltags (Telefon/Front Office, Post, Bestellungen, EinkĂ€ufe etc.)

  • Anpassen von VertrĂ€gen, Organisieren von Personalangelegenheiten

  • Vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit dem SteuerbĂŒro

  • Rechnungseingang, KontofĂŒhrung und administrative Aufgaben fĂŒr Firma und GeschĂ€ftsfĂŒhrer

  • Rechnungen schreiben, Angebote erstellen (in RĂŒcksprache mit Projektmanagern und GeschĂ€ftsfĂŒhrung)

  • Koordinieren von internen Projekten und KundenauftrĂ€gen – insbesondere Lieferantenausschreibungen, Workshopvorbereitungen, Projektdokumentation

Tools/Programme

FĂŒr Office-Aufgaben haben wir anstelle des gebrĂ€uchlichen MS Office Paketes Google Workspace (E-Mail, Kalender, Tabellen. Dokumente, Dateiablage, PrĂ€sentationen) im Einsatz. FĂŒr unsere Buchhaltung und Zeiterfassung verwenden wir die browserbasierte Agentursoftware MOCO intensiv und tĂ€glich. Unsere Projekte managen wir Asana. Wir nutzen außerdem eine Reihe von weiteren, ausschließlich webbasierten Werkzeugen. Du solltest dich also mit browserbasierten Tools auskennen und dich damit wohlfĂŒhlen.

Sprache

Bis auf wenige Ausnahmen sind unsere Auftraggeber deutschsprachig. Als primĂ€re Ansprechperson fĂŒr eingehende Korrespondenz solltest du also sehr gut bis ausgezeichnet (Hoch-) Deutsch sprechen und schreiben können. Solides Englisch ist in der Kommunikationsbranche alleine schon aufgrund der zahlreichen englischsprachigen Tools notwendig.

Facts

Soft Facts

Wir pflegen einen herzlichen Umgang und sind rĂŒcksichtsvoll. Unsere Hierarchien sind flach und unser Umgang ist auch unter hoher Arbeitslast von Respekt und Hilfsbereitschaft geprĂ€gt. In unserem Team macht jede und jeder seinen Job, so gut er/sie kann. Wir sind offen und pflegen eine transparente Zusammenarbeit mit unseren Auftraggebern. Gute GestaltungsqualitĂ€t steht an erster Stelle. Wir arbeiten gewinnorientiert, aber nicht gewinnmaximiert. Wir geben unser Bestes und sind ĂŒberzeugt, dass gute Gestaltung unser Leben in jedem Bereich verbessern kann.

Hard Facts

  • Zeughaus ist eine der grĂ¶ĂŸten und erfolgreichsten Agenturen im Land

  • Überdurchschnittliche Bezahlung entsprechend deiner Qualifikation

  • Modernste Hard- und Software

  • Ein ergonomischer Arbeitsplatz mit Tageslicht in der Feldkircher Innenstadt (FußgĂ€ngerzone)

  • Frei verfĂŒgbares, kostenlos nutzbares und geteiltes Elektroauto

  • Eine hart geforderte Espressomaschine

  • Ein Team international(er) ausgezeichneter Designer:innen

  • Flexibles und faires Arbeitszeitenmodell (Gleitzeitmodell)

Timing

So bald wie möglich. Ja, wir haben es eilig.

„Bei Zeughaus bist du nicht nur angestellt, sondern Teil der Zeughaus-Familie. Dein Arbeitsbereich ist breit gefĂ€chert und gestaltet sich jeden Tag spannend und abwechslungsreich. Mal gemeinsam, mal alleine. Alle mit dem gleichen Ziel: das Beste aus jedem Projekt zu holen.“

Kathrin Placek
Services/Finanzen

Deine Bewerbung

Checkliste:

Bewerbungsschreiben

Lebenslauf

Hast du alles? Dann schick deine Bewerbung per E-Mail an working@zeughaus.com. Wenn du noch Fragen zu Bewerbung hast, schreib uns.

Team Impressionen Zeughaus Design 2023 © Patricia
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Team Impressionen Zeughaus Design 2023 © Patricia
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Team Impressionen Zeughaus Design 2023 © Patricia
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Team Impressionen Zeughaus Design 2023 © Patricia
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